Site Network: Home | Blogcrowds | Gecko and Fly | About

ORGANISASI YANG BERJAYA

MUQADDIMAH
AmaL Jama’ie adalah merupakan satu prinsip yang telah diamalkan oleh kebanyakan gerakan Islam di seluruh dunia. Prinsip Amal Jama’ie iaitu kerja yang diputuskan oleh jemaah, jemaah yang bersumberkan manhaj yang betul, mempunyai keteraturan sistem dan matlamat yang jelas adalah satu teori yang telah sama-sama kita fahami. Selebihnya ialah bagaimana ia diterjemahkan ke dalam pelaksanaan organisasi perlu jelas dan menjadi sesuatu perkara yang realistic.

1. HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PENGURUSAN
Sebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep pengurusan secara menyeluruh, eloklah sekiranya seseorang itu memahami dengan lebih jelas tentang organisasi dan ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan organisasi merupakan satu hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu sama ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau pengendalian aktiviti-aktiviti organisasi.

1.1. Definisi Organisasi

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.

Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi: organisasi sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain.

1.2. Organisasi sebagai Unit Sosial

Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.

1.3. Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan individu yang lain.


2. CIRI-CIRI ORGANISASI
2.1. Identiti Tersendiri
Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri selaras dengan visi dan misi. Misalnya, sebuah badan dakwah seharusnya melambangkan tempat untuk penyebaran dakwah, menimba ilmu, latihan kepimpinan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran serta pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah badan dakwah, organisasi hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh guru-guru, pelajar khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah badan dakwah itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

2.2. Struktur Organisasi
Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

2.3. Job Skop (bidang kuasa kerja)
Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti
a) Pentadbiran
b) Kewangan
c) Sekretariat

Organisasi yang mempunyai bahagian-bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

2.4. Tindakan dan Kawalan
Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

2.5. Tenaga Kerja
Setiap dasar dan perancangan memerlukan kepada pelaksanaan. Semakin besar skop organisasi dan juga sasaran, maka semakin besar kuantiti dan kualiti tenaga kerja yang diperlukan. Tenaga kerja ini akan menjadi jentera pelaksana kepada sesebuah perancangan yang dirangka berdasarkan visi dan misi.

Kelima-lima ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.


3. APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?
Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut kelima-lima ciri seperti yang diterangkan di atas, masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.

Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan khususnya, yang telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan ramalan yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang mengelirukan. Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

3.1. Sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasidan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

3.2. Sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:

3.3. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.

3.4. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).


4. PROSES PENGURUSAN
Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

4.1. Perancangan
Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

4.1.1. Visi dan Misi
Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.

4.1.2. Strategi organisasi:
Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.

4.1.3. Tindakan Susulan,
Pihak pengurusan harus mengatur program atau projek strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

4.2. Penyusunan
Penyusunan melibatkan kerja struktur organisasi dan proses pengambilan kakitangan. Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti, tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Ia meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, program peningkatan kualiti kerja, program tarbiah dan dan program kebajikan dan perkhidmatan ahli jawatakuasa.

4.3. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

4.4. Pengawalan dan Penilaian (Muhasabah)
Pengawalan dan penilaian merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat pekerja yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.


5. MENGAPAKAH PENGURUSAN?
Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.

Kita pernah mendengar kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ". Pernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi, padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu berpunca dari semua pihak pada peringkat pengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.

Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisyen untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti (keutamaan) seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimplementasikan strategi.


6. PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Tingkat Pengurusan
Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam organisasi. Perbezaan ini dapat dilihat di dalam keterangan di bawah:

Pengurus Atasan
Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini biasanya terdiri daripada Presiden, Ketua Eksekutif atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.



Pengurus Pertengahan
Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada ketua-ketua lajnah atau unit.

Pengurus Bawahan
Nuqaba’, AJK dan sebagainya adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti program-program atau aktiviti agar ia mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.


7. PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

7.1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.
7.1.1. Sebagai orang terpenting
7.1.2. Sebagai pemimpin
7.1.3. Sebagai agen perhubungan / dakwah

7.2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.
7.2.1. Sebagai pengawas
7.2.2. Sebagai penyampai
7.2.3. Sebagai jurucakap

7.3. Peranan sebagai pembuat keputusan.
7.3.1. Melihat dan memahami situasi dan punca masalah
7.3.2. Sebagai pengawal gangguan
7.3.3. Sebagai pembahagi sumber
7.3.4. Sebagai perunding


RUMUSAN
Adalah mudah untuk membincangkan Amal Jama’ie secara teori tanpa implikasi yang praktikel terhadap sesebuah organisasi. Oleh itu, sebagai membukti kepentingan amal Jama’ie, adalah terlalu penting untuk dibuktikan dan satu-satunya medan yang paling relevan ialah di dalam pelaksanaan kerja organisasi.

Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks.

Malahan kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas. Adalah mudah untuk melahirkan pemimpin yang baik, tetapi agak sukar untuk melahirkan pemimpin yang boleh mengurus dengan baik.

0 Comments:

Post a Comment